AI bij werving en HR: waarom dit een hoog-risico domein is

Wanneer wordt AI bij werving hoog risico?

Annex III, punt 4 van de AI Act benoemt vier specifieke werving- en HR-toepassingen als hoog-risico:

• AI-systemen voor werving of selectie van natuurlijke personen, met name voor gerichte vacature-advertenties, screening of filtering van sollicitaties, en evaluatie van kandidaten
• AI-systemen die beslissingen nemen over voorwaarden van een arbeidsverhouding, promoties of beeindiging van werkrelaties
• AI-systemen voor toewijzing van taken op basis van individueel gedrag of persoonlijke kenmerken
• AI-systemen voor monitoring en evaluatie van prestaties en gedrag van werknemers

De wet kijkt naar het doel, niet naar de techniek. Een eenvoudige regel-gebaseerde filter die op trefwoorden CV's sorteert, valt niet onder de definitie van AI. Maar zodra er machine learning, scoring-algoritmen of probabilistische matching in het spel komt, wordt het AI volgens Artikel 3 van de verordening en wordt het hoog-risico zodra het in werving wordt ingezet.

Welke recruitmenttools kunnen hieronder vallen?

Recruitmenttools kunnen hieronder vallen wanneer hun AI-functionaliteit kandidaten beoordeelt, filtert, rangschikt of aanbeveelt. Controleer per module en gebruiksdoel in plaats van uitsluitend op de productnaam af te gaan. Veelvoorkomende categorieën zijn:

• LinkedIn Recruiter en vergelijkbare sourcingtools: controleer of de gebruikte matching- of aanbevelingsfunctie kandidaten beoordeelt of rangschikt voor uw selectieproces.
• Vacatureplatformen: automatische aanbevelingen zijn niet in elke context hoog risico. De functie, uw rol en de invloed op selectie bepalen de beoordeling.
• ATS-systemen met AI-matching: Workday Recruiting, SmartRecruiters, Greenhouse, Recruitee en vergelijkbare platforms kunnen modules aanbieden voor kandidaatmatching of scoring.
• Assessment-platformen: Aon, Cubiks, HireVue, Pymetrics en andere die persoonlijkheid of vaardigheden algoritmisch beoordelen.
• Video-interview tools met sentiment- of gedragsanalyse: emotieherkenning op de werkplek is in beginsel verboden, behalve in beperkte medische of veiligheidscontexten. Andere gedragsanalyse vereist een afzonderlijke beoordeling.
• Eigen ATS met AI-extensies: Teamleader, Officient, Bizzmine en andere Belgische tools die AI-modules aankoppelen moeten per module en gebruiksdoel worden beoordeeld.

Welke verplichtingen heeft u als deployer?

Als gebruiker van een hoog-risico AI-systeem, in juridische termen een deployer, heeft u zes concrete verplichtingen onder Artikel 26 van de verordening.

• Gebruiksinstructies volgen. U moet het systeem gebruiken zoals voorzien in de documentatie van de leverancier en mag niet zomaar gebruik daarbuiten programmeren.
• Menselijk toezicht voorzien. Wijs bevoegde medewerkers aan die de beperkingen begrijpen, output kunnen interpreteren en waar nodig kunnen ingrijpen. Een score mag niet automatisch als neutrale waarheid worden behandeld.
• Inputdata controleren. U moet ervoor zorgen dat data die u in het systeem stopt relevant en voldoende representatief is voor het doel. Onvolledige of bevooroordeelde data leidt tot discriminerende output.
• Logbestanden bewaren. Het systeem moet logs genereren over zijn werking en u moet die minstens zes maanden bewaren, of langer als sectorale wetgeving dat eist.
• Werknemers informeren. Wanneer u AI inzet bij beslissingen die werknemers raken (selectie, promotie, evaluatie) moet u de betrokkenen informeren over het gebruik en hun rechten.
• Impact beoordelen. Controleer of Artikel 27 een Fundamental Rights Impact Assessment vereist voor uw organisatie en toepassing. Los daarvan kan voor verwerking van persoonsgegevens een gegevensbeschermingseffectbeoordeling onder de GDPR nodig zijn.

Wat moet uw leverancier doen en hoe vraagt u dat na?

De provider van het systeem heeft de zwaarste verplichtingen: een kwaliteitsbeheersysteem, technische documentatie, conformiteitsmarkering CE, registratie in de EU-database, en het ter beschikking stellen van gebruiksinstructies. U als deployer moet kunnen aantonen dat u met een compliant leverancier werkt.

Stuur uw leveranciers een schriftelijke vraag waarin u vier zaken opvraagt: een verklaring dat het systeem voldoet aan de AI Act, een kopie van de gebruiksinstructies, de risicoclassificatie en de CE-markering documentatie. In een Compliance Sprint versturen wij die leveranciersvragen voor u en archiveren we de antwoorden als onderdeel van het dossier.

Welk stappenplan kan uw HR-afdeling volgen?

Voor een KMO die vandaag werving doet met AI-ondersteunde tools, ziet een realistisch traject er zo uit:

• Week 1: inventariseer welke tools uw recruiters dagelijks gebruiken, inclusief gratis online tools die op eigen initiatief worden ingezet. Een Quickscan doet dit in een halve dag.
• Week 2 tot 3: stuur leveranciersbrieven naar de providers van uw belangrijkste tools en wacht op hun verklaringen.
• Week 3 tot 5: stel een AI-gebruiksbeleid op specifiek voor HR, voer een Fundamental Rights Impact Assessment uit wanneer die verplicht is, en pas uw vacature- en kandidaatcommunicatie aan.
• Week 5 tot 6: train uw recruiters op de eisen rond menselijk toezicht en bias-bewustzijn, en documenteer de training.
• Doorlopend: registreer elke aanwerving in een log dat aantoont dat de AI-output door een mens werd beoordeeld voor de finale beslissing.

Welke officiële bronnen kunt u raadplegen?

De volledige tekst van Annex III is publiek beschikbaar via EUR-Lex. Voor de specifieke verplichtingen van deployers verwijzen wij naar Artikel 26 van de verordening.