Artikel 4 AI-geletterdheid: de verplichting die elke werkgever raakt

Wat houdt AI-geletterdheid concreet in

AI-geletterdheid is geen technische opleiding. Het is een mix van praktisch inzicht en verstandig gebruik. Een medewerker hoort te weten wanneer hij of zij AI inzet, welke risico's daarbij horen, en welke output kritisch herzien moet worden. Voor wie met persoons- of klantgegevens werkt, hoort daar ook kennis bij over wat wel en niet mag worden ingevoerd in publieke AI-tools.

De wet schrijft geen exact curriculum voor. Wat redelijk is hangt af van de functie van de medewerker, de complexiteit van het systeem en het risicoprofiel. Een receptioniste die af en toe Outlook gebruikt met AI-suggesties heeft een ander niveau nodig dan een HR-verantwoordelijke die kandidaten beoordeelt met een AI-tool.

Voor wie geldt deze verplichting

De verplichting rust op providers en deployers van AI-systemen. Dat wil zeggen: zowat elke organisatie die AI inzet, ongeacht of zij die zelf ontwikkelde of van een leverancier afnam. Ook eenmanszaken, non-profits en publieke instellingen vallen onder de regel.

De verplichting geldt voor alle personeel dat met AI in aanraking komt. Niet alleen ontwikkelaars, maar ook gewone gebruikers. In de praktijk betekent dit dat zowat elke moderne organisatie iets moet ondernemen, want vrijwel elke moderne werkomgeving bevat ergens AI.

Wat verwacht de wet van een werkgever

Concreet vraagt Artikel 4 om passende maatregelen. De wet noemt vier elementen die deze maatregelen moeten omvatten:

• Voldoende technisch inzicht voor degenen die met AI werken
• Bewustzijn van de context waarin het systeem wordt toegepast
• Kennis van de personen of groepen waarop het systeem effect heeft
• Aandacht voor de specifieke risico's van het ingezette systeem

De vorm waarin u dit aanbiedt is vrij: dat kan een interne sessie zijn, een online cursus, een doe-het-zelf module in uw intranet of een externe opleiding. Wat telt is dat de inhoud past bij wat uw mensen werkelijk doen met AI.

Een redelijke invulling voor een KMO

Voor een doorsnee KMO van 10 tot 50 medewerkers is een gelaagde aanpak realistisch. Een algemene introductie van een uur tot twee uur, gevolgd door functiegerichte modules voor wie intensief met AI werkt. Daarnaast een korte module in uw onboarding voor nieuwe medewerkers.

Voor wie meer wil dan een PowerPoint, is een interactieve sessie met voorbeelden uit de eigen werkpraktijk veel effectiever. In een Compliance Sprint organiseren wij standaard twee uren training met deelname-attesten. Die attesten zijn uw bewijs naar later toe.

Hoe documenteert u de naleving

Documentatie is wat het verschil maakt bij een audit. Drie elementen verdienen aandacht:

• Een schriftelijk beleid waarin staat hoe u AI-geletterdheid binnen de organisatie organiseert
• Aanwezigheidslijsten of digitale registratie van elke training met datum, deelnemers en behandelde onderwerpen
• Een korte attestatie per medewerker dat zij de training hebben doorlopen, idealiter digitaal ondertekend of bevestigd

Deze documenten horen in uw AI-dossier samen met uw register en interne beleid. Bij audit volstaat het om dit dossier te kunnen tonen.

Wat als u in een audit niet kunt aantonen dat u dit deed

Niet-naleving van Artikel 4 valt onder de tweede boetecategorie van de wet: tot 15 miljoen euro of 3 procent van de wereldwijde omzet. Voor KMO worden boetes proportioneel toegepast, en in eerste instantie zal de toezichthouder eerder herstel dan bestraffing opleggen. Maar wie geen enkele inspanning kan aantonen, krijgt gegarandeerd een formele vermaning en een termijn om dit te corrigeren.

Daarnaast speelt civiele aansprakelijkheid. Als een medewerker een fout maakt door verkeerd AI-gebruik en dat schade veroorzaakt aan een klant of derde, kan de afwezigheid van training meewegen in de beoordeling van uw zorgvuldigheidsplicht. Het is dus niet enkel een AI Act-kwestie, maar ook gewoon goed werkgeverschap.

Externe bronnen

Het Europees AI Office publiceert nadere uitleg over wat onder AI-geletterdheid wordt verstaan en welke verwachtingen er gelden voor verschillende soorten organisaties.