AI Act en overheidsopdrachten: wat moet u als leverancier aantonen?

Wanneer speelt de AI Act bij een overheidsopdracht?

De AI Act speelt bij een overheidsopdracht zodra AI deel uitmaakt van de oplossing, de uitvoering of de manier waarop personen namens een partij werken. De eerste vraag is daarom niet of het woord AI in het bestek staat, maar wie welk AI-systeem gebruikt en onder wiens gezag dat gebeurt.

Er zijn drie situaties. Uw onderneming kan een AI-systeem aanbieden, eigen AI-tools gebruiken om de opdracht uit te voeren, of werken met een AI-systeem van de aanbestedende overheid. Elke situatie verdeelt rollen en bewijsbehoeften anders.

Kan AI-geletterdheid een selectiecriterium zijn?

AI-geletterdheid kan relevant zijn voor technische en professionele bekwaamheid wanneer zij duidelijk verband houdt met de opdracht. Een aanbestedende overheid mag niet zonder meer van elke inschrijver hetzelfde AI-dossier eisen. De gevraagde bekwaamheid en bewijsstukken moeten passen bij het voorwerp, de risico’s en de omvang van de opdracht.

Bij een opdracht voor een AI-chatbot, data-analyse, digitale dienstverlening of HR-technologie ligt die relatie sneller voor de hand. Bij een opdracht waarin AI geen rol speelt, is een zware AI-opleidingseis moeilijker te verantwoorden. De Europese regels voor overheidsopdrachten laten bewijs over professionele kwalificaties toe, maar blijven proportionaliteit en een verband met de opdracht vragen.

Een opleidingsbewijs alleen is bovendien zwak bewijs. Een geloofwaardig dossier toont ook welke functies AI gebruiken, voor welke toepassingen, met welke instructies en hoe de organisatie de werking opvolgt.

Kunnen AI-clausules in de uitvoeringsvoorwaarden staan?

Ja, een aanbestedende overheid kan AI-gerelateerde voorwaarden opnemen in de uitvoering van een opdracht. Volgens artikel 70 van Richtlijn 2014/24/EU moeten die voorwaarden aan het voorwerp van de opdracht gekoppeld zijn en vooraf in de aanbestedingsstukken staan.

Een clausule kan bijvoorbeeld bepalen welke AI-tools zijn toegelaten, welke gegevens niet mogen worden ingevoerd, wanneer menselijke controle nodig is, hoe incidenten worden gemeld en welke instructie medewerkers vooraf krijgen. Voor een leverancier zijn dit geen algemene marktvoorwaarden. Het zijn concrete contractuele verplichtingen die u tijdens de volledige uitvoering moet kunnen naleven.

Dat AI-clausules een praktisch inkoopthema zijn geworden, blijkt ook uit de federale opleiding Procurement of AI van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning. Daarin kwamen technische AI-clausules, administratieve clausules, contractvoorwaarden en gunning afzonderlijk aan bod.

Valt personeel van een leverancier onder artikel 4?

Personeel van een leverancier kan onder artikel 4 vallen wanneer het namens een aanbieder of gebruiksverantwoordelijke AI-systemen bedient of gebruikt. Dat volgt niet automatisch uit het enkele feit dat de klant een overheid is. De gebruikte systemen, instructies, feitelijke gezagsverhouding en contractuele rolverdeling zijn bepalend.

Gebruikt uw team een eigen schrijfassistent om een rapport voor te bereiden, dan beheert uw onderneming dat gebruik meestal zelf. Werkt uw medewerker rechtstreeks in een AI-systeem van de overheid en volgens haar instructies, dan kan de overheid maatregelen willen aantonen voor die externe gebruiker. Het contract moet dan duidelijk maken wie de toegang, instructie, controle en registratie beheert.

Na de AI Omnibus blijft AI-geletterdheid verplicht, maar artikel 4 vraagt maatregelen die de ontwikkeling ervan ondersteunen. Het schrijft geen vast individueel niveau, voorgeschreven cursus of algemeen certificaat voor.

Geldt dezelfde eis automatisch voor onderaannemers?

Nee, AI-geletterdheid rolt niet automatisch als een afzonderlijke wettelijke aanbestedingseis door naar elke onderaannemer. De onderaannemer kan wel eigen verplichtingen onder de AI Act hebben en de hoofdaannemer kan relevante contractvoorwaarden moeten doorleggen.

Vermeld daarom in de onderaannemingsovereenkomst welke AI-toepassingen zijn toegelaten, wie gebruikers registreert, hoe opleiding of instructie wordt vastgelegd en wie incidenten aan de opdrachtgever meldt. Zo voorkomt u dat een onderaannemer buiten het afgesproken kader werkt terwijl de hoofdaannemer contractueel verantwoordelijk blijft.

Voor aannemers spelen daarnaast werfcamera’s, slimme machines en de projectspecifieke rolverdeling. De aparte checklist over de AI Act voor bouwbedrijven brengt die toepassingen samen.

Welke documenten horen in een Procurement Answer Pack?

Een Procurement Answer Pack is een compacte map waarmee u vragen over AI-gebruik consistent en aantoonbaar beantwoordt. De map is geen wettelijk certificaat. Zij bundelt het bewijs dat past bij uw activiteiten, contracten en risicoprofiel.

Begin met wat u werkelijk kunt aantonen. Een kort dossier dat aansluit op uw processen is sterker dan een uitgebreid modeldocument dat niemand gebruikt. Een AI-register en een rollenmatrix vormen meestal de beste basis.

Hoe beantwoordt u een AI-vraag in een bestek?

Beantwoord een AI-vraag door eerst de gevraagde verplichting te koppelen aan uw rol, de concrete toepassing en het beschikbare bewijs. Vermijd absolute verklaringen zoals “volledig AI Act compliant” wanneer de vraag slechts over één opdracht of toepassing gaat.

1. Markeer welke AI-systemen en werkzaamheden binnen de opdracht vallen.
2. Bepaal per systeem of u aanbieder, gebruiksverantwoordelijke of een andere contractuele partij bent.
3. Koppel elke vraag aan een beleidsregel, registerregel, instructie of ander bewijsstuk.
4. Noteer uitzonderingen, afhankelijkheden en informatie die nog van een leverancier moet komen.
5. Laat het antwoord controleren door de operationele eigenaar, niet alleen door sales.
6. Bewaar de ingediende versie als basis voor de contractuitvoering en volgende vragenlijsten.

Kan ontbrekende documentatie een opdracht kosten?

Ontbrekende documentatie kan een kandidatuur verzwakken of de contractbespreking vertragen wanneer de aanbestedingsstukken relevant bewijs vragen. Of dat tot uitsluiting, puntenverlies of een herstelvraag leidt, hangt af van de procedure, het criterium en de concrete formulering in het bestek.

De commerciële winst van voorbereiding is dus breder dan naleving. U antwoordt sneller, vermijdt tegenstrijdige verklaringen en toont dat uw onderneming grip heeft op AI-gebruik. Dat vertrouwen kan ook helpen bij private leveranciersvragenlijsten over AI, informatiebeveiligingsaudits en de inkoopcontroles van grotere klanten.

Welke officiële bronnen kunt u controleren?

Controleer voor elke concrete procedure altijd het bestek en de actuele wetgeving. De belangrijkste algemene bronnen zijn het gewijzigde overzicht van artikel 4 door de Europese Commissie, de Europese richtlijn over overheidsopdrachten en de Europese modelcontractclausules voor de inkoop van AI. De eisen van uw specifieke opdrachtgever kunnen beperkter of uitgebreider zijn.