AI Act voor HR-bureaus: checklist voor recruitment en selectie

Geldt de AI Act voor HR-bureaus en recruitmentkantoren?

Ja. De Europese AI Act kijkt naar de concrete rol en het gebruik van een AI-systeem. Een recruitmentbureau dat een externe tool inzet binnen zijn dienstverlening is doorgaans gebruiksverantwoordelijke, in de verordening aangeduid als deployer. De softwareleverancier is doorgaans de aanbieder van het systeem.

De klant kan eveneens een gebruiksverantwoordelijke rol hebben wanneer hij het systeem zelf gebruikt of de AI-output rechtstreeks in zijn eigen selectieproces inzet. De contractuele afspraak is belangrijk, maar de feitelijke werkwijze bepaalt welke rol elke partij onder de AI Act opneemt.

Voor een interne HR-afdeling gelden vergelijkbare regels, maar de bewijs- en contractketen is korter. Het algemene overzicht staat in AI bij werving en HR. Deze sectorpagina behandelt specifiek de keten tussen leverancier, bureau, kandidaat en opdrachtgever.

Wie is verantwoordelijk tussen AI-leverancier, HR-bureau en klant?

De verantwoordelijkheid volgt uit wie het systeem aanbiedt, gebruikt, aanpast en inzet in een beslissing. Breng de keten per tool en opdracht in kaart voordat u algemene garanties aan een klant geeft.

Een HR-bureau kan verantwoordelijkheden van een aanbieder krijgen als het een hoogrisicosysteem onder de eigen naam op de markt brengt, het systeem substantieel wijzigt of de bestemming zo verandert dat een systeem hoog risico wordt. Een eigen portaal of huisstijl alleen geeft niet genoeg informatie om die conclusie te trekken. Beoordeel wat er technisch en functioneel is veranderd.

Welke recruitmentfuncties kunnen hoog risico zijn?

AI die kandidaten zoekt, filtert, rangschikt of beoordeelt kan onder Bijlage III, punt 4(a), vallen. De Europese Commissie noemt in haar actuele ontwerp-richtsnoeren onder meer sourcing door een recruitmentbureau, geautomatiseerde matching, kandidaatrangschikking en het scoren van antwoorden als voorbeelden binnen deze categorie.

Classificeer modules afzonderlijk. Een ATS kan tegelijk een procedurele agenda, een cv-parser, een rankingmodule en een chatbot bevatten. Eén productnaam krijgt daarom niet automatisch één risicolabel. Registreer het doel, de functie en de invloed van elke gebruikte module in uw AI-register.

Maakt een menselijke recruiter de AI automatisch laag risico?

Nee. Een menselijke controle achteraf neemt de classificatie niet automatisch weg. De Commissie beschrijft matching en ranking als hoog risico wanneer scores of aanbevelingen de shortlist wezenlijk sturen, ook als een recruiter ze kan negeren of aanvullen.

Menselijk toezicht blijft wel een belangrijke verplichting en beheersmaatregel. De reviewer moet voldoende competent, opgeleid en bevoegd zijn, de beperkingen van het systeem begrijpen en werkelijk kunnen ingrijpen. Een verplichte klik op goedkeuren is geen inhoudelijke controle wanneer de recruiter de score zonder eigen beoordeling volgt.

Wat moet een HR-bureau aan kandidaten vertellen?

Kandidaten moeten passende informatie krijgen zodra specifieke transparantieregels van toepassing zijn. Artikel 26 bepaalt voor hoogrisicosystemen uit Bijlage III die beslissingen over natuurlijke personen nemen of ondersteunen dat de betrokken personen over dat gebruik worden geïnformeerd. Een AI-systeem dat rechtstreeks met een kandidaat communiceert, moet volgens Artikel 50 uiterlijk bij de eerste interactie duidelijk maken dat het om AI gaat, tenzij dit evident is.

Combineer dit met de informatie die u onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming moet geven. Beschrijf in begrijpelijke taal welke toolfunctie wordt gebruikt, voor welk doel, welke rol de mens heeft en waar de kandidaat een vraag of bezwaar kan indienen. Vermijd technische details die geen handelingsperspectief geven.

Gebruik verschillende teksten voor een chatbot, een interne matchingfunctie en een online assessment. Een algemene zin in de privacyverklaring is niet automatisch voldoende voor elk contactmoment en elke AI-functie. Lees ook hoe Artikel 50 en AI-transparantie in de praktijk werken.

Welk bewijs bewaart u per vacature of klantopdracht?

Bewaar een compact selectiecontroleblad wanneer AI de selectie materieel ondersteunt. Daarmee koppelt u het algemene AI-register aan de concrete opdracht zonder voor elke kandidaat een uitgebreid nieuw complianceverslag te maken.

Stem bewaartermijnen af op de AI Act, privacyregels, arbeidsrecht en uw contractuele dossierplicht. Artikel 26 vraagt voor automatisch gegenereerde logs die onder uw controle staan een passende termijn van minstens zes maanden. Dat is geen vrijbrief om alle kandidaatdata onbeperkt te bewaren.

Welke afspraken horen in het contract met de klant?

Het contract moet zichtbaar maken wie welke AI-functie gebruikt en wie welke controle uitvoert. Formuleer geen algemene verklaring dat alles AI Act-compliant is wanneer u de classificatie of documentatie van de leverancier nog niet hebt ontvangen.

• Welke tools en modules het bureau binnen de opdracht mag gebruiken.
• Wie bepaalt de selectiecriteria en wie controleert de AI-output.
• Wie kandidaten informeert en vragen of bezwaren behandelt.
• Welke output, logs en controlebewijzen tussen bureau en klant worden gedeeld.
• Hoe incidenten, fouten, discriminatiesignalen en functiewijzigingen worden gemeld.
• Wat er gebeurt wanneer de leverancier onvoldoende documentatie bezorgt.
• Welke onderaannemers of assessmentpartners mogen worden ingeschakeld.

Grote klanten zullen deze informatie vaak via een leveranciers- of due-diligencevragenlijst opvragen. Werk met afgebakende antwoorden en bewijsstukken zoals beschreven in de gids over een AI Act-vragenlijst van een klant beantwoorden.

Welke informatie vraagt u aan uw ATS- en assessmentleveranciers?

Vraag informatie per actieve AI-module en niet alleen een algemene productverklaring. U heeft de gebruiksinstructies, beperkingen en menselijke toezichtmaatregelen nodig om uw eigen verplichtingen te kunnen uitvoeren.

1. Is de module volgens de leverancier een AI-systeem en wat is de beoogde bestemming?
2. Welke risicoclassificatie geldt en op welke functie is die gebaseerd?
3. Welke gegevens gebruikt de module om kandidaten te zoeken, vergelijken of scoren?
4. Welke prestaties, beperkingen en bekende foutpatronen zijn gedocumenteerd?
5. Hoe kan een recruiter output interpreteren, negeren, corrigeren of terugdraaien?
6. Welke logs zijn beschikbaar en hoe kan het bureau ze exporteren en bewaren?
7. Hoe meldt de leverancier incidenten, wijzigingen en nieuwe AI-functies?
8. Welke documentatie en conformiteitsinformatie worden tijdig beschikbaar?

Leg ook vast welke functionaliteit is uitgeschakeld. Een leverancier kan later nieuwe AI-matching of automatische scoring activeren. Zonder wijzigingsbeheer loopt uw register dan achter op de werkelijke recruitmentworkflow.

Welke documenten vormen een controleerbaar HR-bureaudossier?

Een bruikbaar dossier combineert organisatiebrede afspraken met bewijs uit echte opdrachten. Zo kan het bureau tegenover een klant, auditor of toezichthouder tonen wat op papier is afgesproken en wat recruiters in de praktijk doen.

1. AI-register met actieve tools, modules, functies, eigenaars en classificaties.
2. Rollenkaart voor leverancier, bureau, klant en onderaannemer.
3. Leveranciersfiches met instructies, beperkingen en wijzigingsmeldingen.
4. Recruitmentbeleid met toegelaten en verboden AI-toepassingen.
5. Selectiecontroleblad voor opdrachten waarin AI materiële invloed heeft.
6. Kandidaatteksten voor matching, assessments en rechtstreekse AI-interactie.
7. Contractclausules en standaardantwoorden voor klantvragenlijsten.
8. Opleidingsbewijs per recruiterrol en gebruikte toolfunctie.
9. Incident-, klachten- en wijzigingslog met opvolging en beslissingen.

Hoe voert een HR-bureau dit in binnen dertig dagen?

Begin met de drie tools en klantprocessen die de grootste invloed op kandidaten hebben. Een volledige inventaris blijft nodig, maar deze volgorde levert het snelst bruikbaar bewijs en duidelijke werkafspraken op.

1. Week 1: inventariseer ATS-modules, sourcingtools, assessments, chatbots en informeel AI-gebruik.
2. Week 2: classificeer elke functie en teken de rollen tussen leverancier, bureau en klant uit.
3. Week 3: vraag ontbrekende leveranciersinformatie op en maak kandidaat- en contractteksten passend.
4. Week 4: train recruiters, test het selectiecontroleblad en corrigeer één echte workflow.

Herhaal de controle bij een nieuwe module, een andere datastroom, een nieuwe assessmentpartner of een klant die de AI-output anders gebruikt dan voorzien. De gratis AI Act-check helpt om de eerste aandachtspunten te ordenen.

Wanneer gelden de strengere regels voor recruitment-AI?

De specifieke regels voor hoogrisicosystemen in werkgelegenheid en recruitment gelden volgens de actuele Europese planning vanaf 2 december 2027. Die aangepaste datum volgt uit de AI Omnibus. Andere bepalingen kunnen eerder of al van toepassing zijn, waaronder verboden AI-praktijken, de maatregelen rond AI-geletterdheid en bepaalde transparantieverplichtingen.

Wacht niet tot de hoogrisicodeadline met inventarisatie en leveranciersvragen. Een HR-bureau heeft tijd nodig om contracten, kandidaatinformatie, toolinstellingen en dagelijkse selectieroutines op elkaar af te stemmen. Bekijk de actuele wijzigingen en data in het overzicht van de AI Omnibus.

Welke officiële bronnen kunt u raadplegen?

De Europese AI Act Service Desk over werkgelegenheid geeft voorbeelden voor sourcing, matching, rangschikking, assessments en procedurele HR-functies. Raadpleeg daarnaast de officiële uitleg en tekst van Artikel 26 voor de verplichtingen van gebruiksverantwoordelijken en de Europese Commissie over de hoogrisico-richtsnoeren en planning. De voorbeelden in de richtsnoeren zijn informatief en niet uitputtend. Beoordeel daarom altijd de concrete tool en werkwijze.